Digitala receptioner och effektiv besökshantering

Vad är viktigt att tänka på kring reception och besökshantering, och hur funkar det med koncentrationen i ett öppet kontorslandskap egentligen?

Om du har ett större företag som håller i föreläsningar och utbildningar till andra kunder är det viktigt att ha en bra digital reception som effektiviserar och förenklar administrationen. Det ger dig:

– Förenklad administration
– Full överblick över besökare
– Uppdaterade personallistor
– API för koppling till befintliga system och webbformulär
– Notiser via sms – direktkontakt med besökaren
– Unika QR-koder garanterar hög säkerhet
– Flexibel design och användarvänlig utformning
– Rapporter och utrymningslistor

Perfekt besökshantering med andra ord, och det gör att du förenklar för dig själv och gör servicen smidigare och mer lättillgänglig för besökande.

Fokus sämre i öppet kontor

Men vad finns det att tänka på när det kommer till kontoret i övrigt, till exempel om det finns flera medarbetare i ett öppet kontorslandskap på samma företag?

På Arbetsmiljöupplysningen går det att läsa om hur ett öppet kontor innebär arbete i öppna lokaler, där medarbetare sitter sida vid sida utan avskiljande väggar. Det finns även flexkontor och aktivitetsbaserade kontor. Men vi tycks kunna prestera sämre i öppna kontorslandskap.

I Metro går det att läsa om hur öppna kontor faktiskt kan vara förödande för vår produktivitet på jobbet, eftersom man hela tiden störs av ljud och rörelse runt oss. När vi jobbar med en uppgift har i kontakt med vårt arbetsminne och i det minnet ryms det inte mer än ett telefonnummer. Arbetsminnet raderas och fylls på med information hela tiden. Så händer det något på ett kontor så störs man lätt i sin process, eftersom hjärna lyssnar till ljud. Det kan ta uppemot 25 minuter för dig att få tillbaka din fokus. Det är inte som att tända och släcka en lampa.