Organisera kontoret för effektivare arbete

Att kontoret på arbetsplatsen är väl organiserat är en av de viktigaste förutsättningarna för effektivt arbete. Organisation av arbetsplatser berör många olika dimensioner. Dels handlar det förstås om bra rutiner och regelverk som gör det enklare för de anställda att fullgöra sina arbetsuppgifter. Det handlar också om god tillgång på utrustning som underlättar arbetsprocesserna. Det kan handla om något så enkelt som att införskaffa en märkmaskin för att göra det lättare att arkivera olika dokument och handlingar. När det gäller den fysiska arbetsplatsen så organiseras den i hög utsträckning utifrån samma förutsättningar som ditt hem.

Saker som underlättar organisering

Förutom märkmaskiner bör det vara en självklarhet att kontoret är tillbörligt utrustat med möbler för förvaring. Även om mycket data idag kan förvaras i digital form jobbar många arbetsplatser fortfarande med en hel del pappersmaterial. Förutom det är det förstås en fördel om kontorsmaskiner och annan utrustning förvaras på ett systematiskt sätt som gör dem enkla att hitta. Organisering är i slutändan trots allt inte någonting som görs bara för sakens skull. Det handlar ju om att arbetet ska gå att genomföra på ett så smidigt sätt som möjligt. I den processen ingår också att kontinuerligt rensa ut dokument och prylar som inte längre behövs. Det är i vilket fall ett av de hetaste tipsen om du frågar städgurun Marie Kondo. Enligt henne handlar det inte bara om att hålla arbetsplatsen ren och snygg, att regelbundet kasta saker som spelat ut sin roll leder i längden till mer effektivitet. Du och de andra som är anställda på arbetsplatsen stärks i era förmågor att prioritera när ni gör er av med saker som har spelat ut sin roll.

Organisera din egen arbetsdag

Karin Ståhl arbetar med att utveckla arbetsmetoder och organisering i kontorsmiljöer. I en artikel i NyTeknik ger hon ett antal handfasta råd för hur du själv kan effektivisera dina arbetsdagar. Enligt henne handlar bra arbetsrutiner främst om att du hittar, eller snarare skapar, utrymme för att fokusera. En bra början är att du försöker vara vaksam exempelvis på när under dina arbetsdagar du behöver ha mobilen påslagen. Mobiltelefonen är en av de största distraktionskällorna för många. Om du har möjligheten bör du därför stänga av den under vissa timmar på dagen. Timmar då du ska kunna arbeta ostört och fokusera på de viktigaste arbetsuppgifterna. Det handlar helt enkelt om att du själv organiserar dina arbetsdagar på det sätt som ger dig bäst förutsättningar att utföra dina arbetsuppgifter. Ståhl trycker dock på betydelsen av den fysiska arbetsplatsen, att den är organiserad på ett sätt som minimerar störningsmoment. Exempelvis föreslår hon att arbetsplatser borde ha tillgång till tysta rum där det går att arbeta enskilt. Ett råd som är nog så relevant i en tid då öppna kontorslandskap blivit väldigt vanliga.